Niszczarki do biura

Niszczarki biurowe - jak wybrać?

Mimo postępującego procesu cyfryzacji w dalszym ciągu duża część dokumentów firmowych jest drukowana na papierze. Przepisy prawa jasno określają maksymalny czas przechowywania dokumentów zawierających dane tajne, wrażliwe lub poufne. Utylizacja niepotrzebnych bądź przeterminowanych dokumentów firmowych powinna być prowadzona regularnie, aby uniknąć gromadzenia ich nadmiernej ilości. Sprawdź, czym warto się kierować, szukając idealnej niszczarki do swojego biura.

Niszczarki do biura, czyli warunek spełnienia wymagań RODO

Wprowadzone przez Unię Europejską rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które obowiązuje od 25 maja 2018 r., ma na celu ochronę osób fizycznych w związku z rozpowszechnieniem procesów przetwarzania danych. Dokument ten reguluje, w jaki sposób przedsiębiorstwa mogą gromadzić dane, przesyłać je oraz utylizować. Przepisy RODO odnoszą się do wszystkich nośników, zarówno cyfrowych, jak i fizycznych.

Zgodnie z rozporządzeniem zniszczeniu powinny podlegać m.in. dokumentacja kontraktowa, wyciągi i zapisy księgowe, faktury i paragony, notatki, spersonalizowane dokumenty reklamowe, umowy, a także wydruki i kopie o złej jakości. Naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych lub ich bezpodstawne udostępnienie wiąże się z wysokimi karami do 4% całkowitych rocznych przychodów lub 20 mln euro. W przypadku wykrycia braków w systemach ochrony firma może zostać obciążona karą 2% rocznego przychodu lub kwotą do 10 mln euro.

Rygorystyczne wytyczne dot. utylizacji dokumentów sprawiły, że niszczarki znajdują się dziś na wyposażeniu niemal każdego biura. Bardziej zaawansowane modele umożliwiają skuteczne niszczenie nie tylko dokumentów papierowych, ale także pendrive’ów, kart płatniczych, dyskietek, płyt CD/DVD. Producenci specjalistycznego sprzętu dostarczają również urządzenia służące do cięcia lub perforacji dysków twardych HDD.

Wymogi ochrony danych w zależności od rodzaju dokumentu

Przed zakupem niszczarki warto zapoznać się z zapisami normy DIN 66399, która określa sposoby niszczenia dokumentacji. Znajdziemy w niej między innymi podzielony na trzy klasy wymóg ochrony danych. Opisuje on istotność zabezpieczenia informacji w zależności od rodzaju danych znajdujących się w dokumencie. Jego znajomość pozwoli nam na łatwiejszy dobór odpowiedniego rodzaju niszczarki:

Klasa I – normalna ochrona dla danych wewnętrznych. Dotyczy informacji przeznaczonych i dostępnych dla większych grup. Ich ujawnienie mogłoby mieć ograniczony negatywny wpływ na firmę. Ochrona danych osobowych musi być zagwarantowana. Dotyczy m.in. korespondencji, personalizowanych reklam, notatek czy katalogów.
Klasa II – wysokie wymagania ochrony dla wrażliwych danych, przeznaczonych dla wąskiego grona osób. Ich nieuzasadnione ujawnienie mogłoby mieć znaczący negatywny wpływ na biznes i naruszać zobowiązania umów prawnych. Ochrona danych musi podlegać rygorystycznym warunkom. Zaliczamy do niej wnioski, zawiadomienia, dane osobowe, korespondencję ofertową itd.
Klasa III – najwyższe wymagania ochrony dla wysoce poufnych i tajnych danych, przeznaczonych dla wąskiej grupy osób. Ich nieuprawnione użycie mogłoby spowodować poważne konsekwencje dla firmy, np. w wyniku naruszenia tajemnic handlowych i przepisów prawa. Ochrona danych musi być bezwzględnie zachowana. Dotyczy m.in. sprawozdań finansowych, patentów i poufnych umów.

Niszczarka do biura a poziom tajności – jak wybrać?

Przy wyborze niszczarki do biura powinniśmy zapoznać się ze stopniami tajności określonymi przez normę DIN 66399. Wraz z każdym kolejnym poziomem tajności ścinki papieru stają się coraz mniejsze, co uniemożliwia ich odzyskanie nawet zaawansowanymi metodami śledczymi.

Stopień tajności	Przeznaczenie i wymagania
P-1	Dokumenty niskiego ryzyka, zawierające dane wewnętrzne. Szerokość paska ≤ 12 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 2000 m².
P-2	Dokumenty i korespondencja wewnętrzna firmy. Szerokość paska ≤ 6 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 800 mm².
P-3	Dokumenty zawierające dane poufne. Szerokość paska ≤ 2 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 320 mm².
P-4	Dokumenty zawierające szczególnie wrażliwe informacje i poufne dane. Szerokość paska ≤ 6 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 160 mm².
P-5	Dokumenty zawierające tajne dane. Szerokość ścinka ≤ 2 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 30 mm².
P-6	Dokumenty zawierające tajne dane, wymagające zastosowania wysokich środków bezpieczeństwa. Szerokość ścinka ≤ 1 mm. Powierzchnia ścinka ≤ 10 mm².
P-7	Dokumenty zawierające dane ściśle tajne. Szerokość ścinka ≤ 1 mm. Powierzchnia ścinka 5 mm².

Stopnie tajności niszczarek na podstawie normy DIN 66399

Decydując się na niszczarkę oferującą wyższy poziom tajności, zapewniamy większe bezpieczeństwo danych. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że niszczarki o wyższych stopniach tajności są znacznie droższe. W zdecydowanej większości biur stosuje się modele zapewniające bezpieczeństwo niszczenia dokumentacji o stopniach tajności od P-2 do P-4. Bardziej specjalistyczne modele używane są przede wszystkim w instytucjach rządowych, wojskowych, a także dużych korporacjach operujących na najbardziej wrażliwych danych.

Niszczarka do biura – rodzaje niszczonych nośników

Poza stopniem tajności niszczarek dla dokumentów papierowych określa się również poziomy tajności dla innych nośników, z niszczeniem których spotkamy się w bardziej zaawansowanych niszczarkach. Wyróżnia się następujące kategorie nośników:

T – nośniki magnetyczne, np. dyskietki, identyfikatory, taśmy magnetyczne,
E – elektroniczne nośniki danych,
O – optyczne nośniki danych, np. płyty CD, DVD i Blu-ray,
F – informacje prezentowane w rozmiarze zmniejszonym, np. klisze i mikrofilmy,
H – magnetyczne dyski twarde HDD.

Wszystkie powyższe rodzaje nośników także dzieli się na 7 stopni wskazujących powierzchnię uzyskanego w wyniku niszczenia ścinka. Dla przykładu poziomy bezpieczeństwa dla nośników optycznych wynoszą odpowiednio:

O-1 – maksymalna powierzchnia ścinka 2000 mm²,
O-2 – maksymalna powierzchnia ścinka 800 mm²,
O-3 – maksymalna powierzchnia ścinka 160 mm²,
O-4 – maksymalna powierzchnia ścinka 30 mm²,
O-5 – maksymalna powierzchnia ścinka 10 mm²,
O-6 – maksymalna powierzchnia ścinka 5 mm²,
O-7 – maksymalna powierzchnia ścinka 0,2 mm².

O tym, czy wybrać najprostszy model do niszczenia papieru, czy bardziej zaawansowany, decyduje sposób, w jaki przekazujemy i zapisujemy informacje w swoim biurze. Opcja niszczenia różnych typów nośników wiąże się zwykle z wyższą ceną niszczarki. Mamy jednak możliwość wyboru spośród dużego asortymentu urządzeń przeznaczonych do niszczenia płyt CD/DVD, kart magnetycznych czy pendrive’ów, które dostępne są w przystępnych cenach.

Przed zakupem polecamy sprawdzić, czy dany model niszczarki jest odporny na zszywki i spinacze. Urządzenia, w których producent nie przewidział takiej możliwości, mogą zostać uszkodzone w przypadku kontaktu ze spiętymi dokumentami, co będzie skutkowało utratą gwarancji.

Wydajność niszczarki do biura

Wydajność konkretnego modelu niszczarki mierzona jest ilością dokumentów, jaką urządzenie jest w stanie jednorazowo zniszczyć. Dane te są podawane dla papieru o konkretnej gramaturze, najczęściej 80 g/m². Najmocniejsze urządzenia, przeznaczone do utylizacji całych tomów, np. w archiwach, mogą niszczyć nawet do 600 kartek jednocześnie. Oczywiście zakup tego typu modelu najczęściej nie będzie uzasadniony ekonomicznie w małej firmie, wytwarzającej niewielkie ilości dokumentów. W większości takich firm zupełnie wystarczające są niszczarki niszczące za jednym razem około 10 kartek papieru. Do średniej wielkości biur nasi specjaliści rekomendują modele niszczące 10–15 dokumentów jednocześnie.

Optymalna pojemność kosza na ścinki

Korzystanie z niszczarki powinno być wygodne. Liczą się intuicyjność obsługi i względnie niewielka ilość czasu, jaką należy poświęcić na czynności eksploatacyjne. Jeśli szukamy niszczarki o niewielkich rozmiarach, musimy liczyć się z tym, że takie modele są wyposażone w kosze na ścinki o małej pojemności, dlatego konieczne będzie ich częstsze wyrzucanie. W mikroprzedsiębiorstwach (a także zastosowaniach domowych) wystarczające mogą okazać się modele o 10-litrowej pojemności kosza na ścinki.

Im większe firma, a co za tym idzie liczba osób, korzystających z urządzenia, tym większe zapotrzebowanie na niszczarkę o dużej pojemności kosza. W średniej wielkości biurach najlepiej sprawdzi się pojemność 30–50 litrów, natomiast w dużych korporacjach – od 70 litrów w górę.

Głośność pracy niszczarki do zastosowań biurowych

Duża ilość głośnych urządzeń w biurze może dekoncentrować pracowników i obniżać wydajność ich pracy. Kupując niszczarkę, powinniśmy uwzględnić również hałas, który będzie generowała. Zwróćmy uwagę na ten parametr, zwłaszcza jeśli chcemy postawić niszczarkę w pomieszczeniu, w którym długo przebywają pracownicy. Akceptowalna górna granica głośności wynosi ok. 50–60 dB. Urządzenia przekraczające ten zakres mogą być już uciążliwe, szczególnie podczas niszczenia dużej ilości dokumentów.

Wymiary i waga niszczarek biurowych

Na etapie wyboru urządzenia powinniśmy określić przestrzeń, którą może zająć niszczarka w naszym biurze. Najmniejsze urządzenia mają około 40–50 cm wysokości. Natomiast niszczarki profesjonalne o dużej wydajności mogą dwukrotnie przekraczać tę wartość i ważyć przy tym kilkadziesiąt kilogramów. Jeśli planujemy często zmieniać położenie niszczarki, wybierzmy model wyposażony w kółka jezdne, które ułatwiają transport.

Najbardziej przydatne funkcje w niszczarkach biurowych

Poszczególne modele niszczarek różnią się między sobą wyposażeniem i funkcjami, które wpływają na wygodę i efektywność pracy. Do najważniejszych zaliczamy:

System START/STOP – niszczenie rozpoczyna się automatycznie po włożeniu kartek do szczeliny. Wystarczy włożyć kartkę i niszczenie rozpoczyna się automatycznie bez włączania przycisków. Po zniszczeniu dokumentu noże się same zatrzymują.
Funkcja cofania (rewers) – użyteczna w sytuacji, gdy dojdzie do zablokowania się dokumentu w mechanizmie tnącym.
Automatyczny podajnik – likwiduje konieczność ciągłego dokładania dokumentów. Podajnik znajduje się na wyposażeniu większych modeli niszczarek.
Automatyczne oliwienie noży – stosowane jest w bardziej zaawansowanych niszczarkach w celu wydłużenia ich żywotności.
Praca ciągła – funkcja, dzięki której niszczarka może pracować bez robienia przerw.
Zabezpieczenie przed przegrzaniem silnika – wyłącza urządzenie w przypadku zbyt długiej pracy lub za dużej ilości włożonych dokumentów, które mogłyby uszkodzić niszczarkę.
Tryb oszczędzania energii – okazuje się przydatny zwłaszcza w firmach usuwających duże ilości dokumentów.
Czujnik wypełnienia pojemnika – sygnalizuje, że pojemnik na ścinki jest pełny.

Dostosujemy się do Ciebie

Na tej stronie używamy plików cookies, w których mogą być zapisywane Twoje dane osobowe, w celu gromadzenia danych analitycznych i marketingowych. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w polityce prywatności.

Aktywne filtry

Niszczarki biurowe - jak wybrać?

Niszczarki do biura, czyli warunek spełnienia wymagań RODO

Wymogi ochrony danych w zależności od rodzaju dokumentu

Niszczarka do biura a poziom tajności – jak wybrać?

Niszczarka do biura – rodzaje niszczonych nośników

Wydajność niszczarki do biura

Optymalna pojemność kosza na ścinki

Głośność pracy niszczarki do zastosowań biurowych

Wymiary i waga niszczarek biurowych

Najbardziej przydatne funkcje w niszczarkach biurowych

Gdzie kupić?

Strefa dilera

Niszczarki do biura

Aktywne filtry

Niszczarki biurowe - jak wybrać?

Niszczarki do biura, czyli warunek spełnienia wymagań RODO

Wymogi ochrony danych w zależności od rodzaju dokumentu

Niszczarka do biura a poziom tajności – jak wybrać?

Niszczarka do biura – rodzaje niszczonych nośników

Wydajność niszczarki do biura

Optymalna pojemność kosza na ścinki

Głośność pracy niszczarki do zastosowań biurowych

Wymiary i waga niszczarek biurowych

Najbardziej przydatne funkcje w niszczarkach biurowych

Ustawienia ciasteczek

Gdzie kupić?

Strefa dilera