Analiza trendów w pracy biurowej w Polsce 2023

Polska na tle krajów Europy Środkowej wyróżnia się szczególnie dynamicznym rozwojem sektora usług, w którym kluczową rolę odgrywają pracownicy biurowi. Czym charakteryzuje się ta grupa? Sprawdź najciekawsze statystyki i trendy dotyczące pracowników umysłowych w Polsce w 2023 r.  

Sektor pracy biurowej w Polsce bez przerwy rośnie i ewoluuje. Pokoleniowe zmiany marzeń i ambicji, ciągłe przekształcanie się gospodarki pod kątem globalnych potrzeb i trendów, a także rozwój nowoczesnych technologii sprawiają, że zawody wymagające wykonywania pracy fizycznej są coraz rzadziej wybieraną ścieżką kariery. Trend ten już od wielu lat znajduje potwierdzenie w oficjalnych statystykach.

Według danych Głównego Urzędu Statycznego w IV kwartale 2022 roku ok. 16,79 mln Polaków było czynnych zawodowo. Coraz większą część tej grupy stanowią pracownicy biurowi. W 2018 roku ich liczbę szacowano na 5,1 mln ze stałą tendencją wzrostową.

Poprawia się dostępność nowoczesnej infrastruktury biurowej zwłaszcza w dużych miastach. W pierwszym kwartale 2023 roku podaż przestrzeni biurowej w Polsce wyniosła aż 12,73 mln metrów kwadratowych. To ogromna ilość, która stale się zwiększa, pomimo wzrostu popularności pracy zdalnej. Najwięcej tego typu powierzchni znajdziemy w dużych polskich miastach, takich jak Warszawa, Kraków, Wrocław, Gdańsk, Sopot i Gdynia.

Na to pytanie postanowiły odpowiedzieć we wspólnym badaniu przedsiębiorstwa JLL i Skanska. Przeprowadziły w tym celu ankiety wśród firm zatrudniających powyżej 100 pracowników. Na ich podstawie wyróżniono pięć typów osobowości i stylów pracy, różniących się między sobą potrzebami, oczekiwaniami względem przestrzeni biurowej oraz sposobami zarządzania. Co mówią wyniki?

26% pracowników biurowych w Polsce to osoby, dla których kariera ma priorytetowe znaczenie. Znają się one na najnowszych technologiach, cenią brak monotonii podczas wykonywania codziennych obowiązków i są otwarte na nowe relacje. Określa się je terminem „work hard, tech hard”. Drugą najliczniejszą grupę stanowią „mission completion” – pracownicy zorientowani na wykonywanie zadań, rzetelni i bardzo aktywni, gotowi do pracy w elastycznych godzinach. To właśnie pośród nich znajdziemy najwyższy odsetek przedstawicieli kadry kierowniczej wysokiego szczebla. Kolejny typ osobowości, tzw. „white collar classic”, to 25% najbardziej tradycyjnych pracowników biur. Grupa ta charakteryzuje się rozsądkiem, dużym doświadczeniem, potrzebą posiadania własnej przestrzeni i jej personalizacji. Co ważne, to właśnie oni okazują się najmniejszymi fanami elastycznych godzin pracy i wykonywania obowiązków zdalnie. Przedostatni typ osobowości, czyli „blusy but balanced”, stanowiący 13%, cechuje jasne komunikowanie potrzeb, odpowiedzialność i szczególne umiłowanie dla work-life balance. Na istotne wyróżnienie zasługuje również najmniej liczna grupa (11%), „CO-workers” lub „CO2-fighters”, przykładająca ogromną uwagę do rozwiązań ekologicznych.

Przeprowadzone badanie wykazało, że 67% osób z osobowością „work hard, tech hard” chce pracować w elastycznych przestrzeniach, wyposażonych w najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne. Dla 79% z nich szczególnie ważną rolę odgrywają maksymalnie funkcjonalne rozwiązania biurowe oraz design wnętrz. Informacje te stanowią prawdziwą kopalnię wiedzy dla odpowiedzialnych działów HR i kadry zarządzającej, pragnących maksymalnie wykorzystać umiejętności oraz predyspozycje pracowników biurowych w swojej firmie.

Jedną z najważniejszych informacji dla pracowników biurowych w 2023 roku stanowią zmiany w Kodeksie pracy, regulujące pracę zdalną zgodnie z dyrektywami Unii Europejskiej. Pod koniec września 2020 roku, po zniesieniu najcięższych obostrzeń związanych z pandemią COVID-19, ten system pracy obowiązywał 993 tys. osób zatrudnionych w biurach.

Według danych GUS zgromadzonych w wyniku badania aktywności ekonomicznej ludności (BAEL) w I kwartale 2023 liczba osób wykonujących swoje obowiązki z domu (zwykle lub czasami) wyniosła aż 2,34 miliona, czyli 13,9% wszystkich pracowników. W formie pracy zdalnej (zwykle lub czasami), bez uwzględniania miejsca wykonywania pracy, pracowało 1,2 miliona, co stanowi 7,1% wszystkich pracujących.

Pomimo widocznego (i pożądanego przez pracowników) upowszechnienia się modelu pracy zdalnej niewiele przedsiębiorstw dąży do tego, by całkowicie zrezygnować z powierzchni biurowych. Do najczęściej zgłaszanych przez pracodawców wątpliwości dotyczących wykonywania obowiązków w ten sposób zalicza się obawy o brak kontroli nad pracownikami, pogorszenie relacji w zespołach, a także słabszą kondycję psychiczną zatrudnionych. Zdecydowanie większą przychylnością zatrudniających cieszy się praca hybrydowa.

Według ekspertów tradycyjne biura nie znikną – zmieni się jednak ich znaczenie dla firm. Staną się one przede wszystkim centrami przedsiębiorstw, pozwalającymi na budowanie relacji z klientami, a także między pracownikami. Należy podkreślić, że chęć do wykonywania obowiązków z domu rośnie wraz z obniżeniem satysfakcji pracownika z miejsca pracy. Słaby sprzęt firmowy, nieprzyjaźnie zaprojektowane przestrzenie, brak miejsc do odpoczynku – wszystko to będzie wpływało na odpływ naszych kadr do bardziej komfortowych własnych czterech kątów. Nowoczesny pracodawca musi więc skupić się na zaprojektowaniu przestrzeni biurowej w taki sposób, by jak najlepiej odpowiadała ona potrzebom zespołu – zarówno fizycznym, jak i psychicznym.

Dobre wynagrodzenie i benefity, możliwość rozwoju czy lokalizacja biura to nie wszystko. Do usatysfakcjonowania współczesnego pracownika biurowego niezbędne jest dobrej jakości wyposażenie. Mamy tu na myśli odpowiednie, niemęczące oczu naturalne oświetlenie, ergonomiczne krzesła i biurka, a także właściwą organizację przestrzeni. Dziś największą popularnością wśród kadr cieszą się zdecydowanie biura typu open space, pozwalające na lepszą integrację zespołu i zapewniające więcej wolnego miejsca. Niezbędne okazują się dobrze wyposażone kuchnie i strefy relaksu, pozwalające oderwać się od monotonii obowiązków.

Pracownicy biurowi w Polsce zwracają coraz większą uwagę na obecność klimatyzacji. Zgodnie z Kodeksem pracy temperatura w pomieszczeniach biurowych musi wynosić co najmniej 18^oC i nie powinna przekraczać 30^oC. Zbyt wysoka temperatura skutkuje złym samopoczuciem, zdecydowanie gorszym skupieniem i mniejszą wydajnością, a także potencjalnym niebezpieczeństwem dla zdrowia, zwłaszcza u osób zmagających się z chorobami układu krążenia. Według Instytutu Medycyny Pracy optymalne warunki uzyskamy, utrzymując temperaturę na poziomie 23,9 – 26,7^oC latem i 20 – 22,8^oC zimą. Ponadto stale obserwujemy rosnącą świadomość społeczeństwa w zakresie szkodliwego wpływu smogu atmosferycznego. Dlatego coraz częściej na wyposażeniu firm znajdują się również oczyszczacze i nawilżacze powietrza.

Badanie przeprowadzone w latach 2017 – 2018 i opublikowane rok później przez zespół HelpDesk obrazuje skalę problemów zdrowotnych, z którymi mierzą się pracownicy biurowi. Zgodnie z nim spośród nich aż 79% odczuwa ból spowodowany pracą za biurkiem. Do najczęściej wymienianych dolegliwości zalicza się ból kości krzyżowej (ponad 50% ankietowanych), ból szyi (50% ankietowanych), barków, nadgarstków i oczu. Wysoko znalazł się także ból głowy, zgłoszony przez 35% respondentów. Eksperci podkreślają jednak, że promieniuje on najczęściej z innych przeciążonych pozycją siedzącą miejsc. Ostatecznie większość z przytoczonych objawów związana jest z wydłużoną (ponad 2 godziny dziennie przy braku przerw) pracą przed monitorem.

Co ze zdrowiem psychicznym? Blisko 81% badanych przyznało, że pracuje pod wpływem stresu, przy czym dla co czwartego z nich jest on na uporczywym poziomie. Skutkuje to spadkiem wydajności i może prowadzić do problemów ze snem oraz rozwoju depresji lub zaburzeń lękowych. 72,9% ankietowanych pracowników biurowych narzeka na niedobór światła słonecznego w okresie zimowym. Tu ponownie należy zwrócić uwagę na to, jak istotne znaczenie ma odpowiednia aranżacja biura.

Pamiętajmy, że szczególnie szkodliwe połączenie stanowią praca siedząca z brakiem aktywności fizycznej. Taki tryb życia znacznie zwiększa ryzyko chorób takich jak cukrzyca typu 2, nadciśnienie, choroba niedokrwienna serca, udar czy otyłość.

Przeczytaj o ergonomii pracy biurowej.

Badania przeprowadzone przez naukowców sugerują, że najlepszym sposobem na utrzymanie koncentracji jest praca w interwałach po 56 minut, rozdzielonych kilkunastominutowymi przerwami. W takim cyklu pracownik biurowy pozostaje maksymalnie skupiony. Oczywiście największe znacznie mają tutaj motywacja szybko przychodzącej przerwy na krótki wypoczynek w firmowej kuchni czy rozmowy ze współpracownikami, co zachęca do wydajniejszego wykonywania obowiązków.

Oczywiście wyliczenia te nie dotyczą wszystkich pracowników biurowych. Niektórzy są w stanie zachować skupienie trochę dłużej, inni – krócej. Mimo to naprawdę niewielu z nas potrafi utrzymać ciągłe skupienie na dłużej niż 90 minut. Informacja o tym, że według naukowców jesteśmy w stanie pracować wydajnie umysłowo przez jedynie 4 – 5 godzin w ciągu dnia, może być bolesna dla niektórych pracodawców. Radzimy jednak, by się z nią pogodzić i postarać się zwiększyć produktywność zespołu w sposób inny niż kontrola i poganianie.

Zaskakujący dla wielu firm może okazać się raport przygotowany przez agencję badawczą Wise Rabbit. Zgodnie z nim aż 61% pracowników biurowych w 2023 roku planuje zmianę pracy, z czego co drugi z nich w najbliższym półroczu. 70% obawia się jej utraty w najbliższych miesiącach. 57% z kolei aktywnie i regularnie przegląda oferty na portalach z ogłoszeniami. 89% specjalistów jest ponadto otwartych na zmianę obecnego miejsca zatrudnienia.

Wśród najczęściej wymienianych powodów tego, że pracownicy biurowi rozważają zmianę pracy, znajdują się lepsze zarobki (58%), możliwości rozwoju (30%) i elastyczny czas pracy (27%). Kolejne 26% oczekuje spokojniejszej, nieobciążającej psychicznie atmosfery, co stanowi kolejny dowód na to, że trend work-life balance przybiera na sile.

W lutym 2023 sejm przegłosował nowelizację Kodeksu pracy, która miała na celu wdrożenie dwóch unijnych dyrektyw – dyrektywy dotyczącej przejrzystych warunków pracy oraz tzw. dyrektywy rodzicielskiej. W związku z tym w Polsce przeprowadzono badanie na temat znajomości prawa pracy wśród polskich pracowników biurowych.

Zgodnie z wynikami 41% ankietowanych określiło swoją znajomość prawa pracy na dobrym poziomie, a 31% – na bardzo dobrym. Jak wynika z badania, poziom wiedzy rósł wraz z zajmowaną pozycją – pracownicy na wyższych stanowiskach deklarowali lepszą znajomość przepisów. Odsetek osób świadomych przysługujących im praw był największy w średnich i dużych przedsiębiorstwach. 70% spośród osób biorących udział w badaniu stwierdziło ponadto, że w ich firmie przepisy Kodeksu pracy są przestrzegane. 20% zgłosiło natomiast, że czuje, że są one łamane. Wraz z biegiem lat obserwujemy stale rosnącą świadomość na tym polu, co przekłada się na podwyższenie standardów zatrudnienia. I jest to zdecydowanie pozytywna tendencja – nie tylko dla pracowników biurowych, ale i wszystkich zatrudnionych w ogóle.