6 sposobów na to, jak przyspieszyć pakowanie paczek

Szybka dostawa zamówionych towarów ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta. Im sprawniej przygotowujemy przesyłki, tym większy dzienny obrót jesteśmy w stanie wygenerować – z dodatkową korzyścią dla klienta, który liczy na jak najszybsze otrzymanie zamówienia. Poznaj skuteczne sposoby na szybkie pakowanie przesyłek, które pozwolą Ci zwiększyć efektywność pracy.

Odpowiednio zorganizowany proces przetwarzania i pakowania zamówień to jeden z kluczowych elementów sprawnej obsługi klientów sklepów internetowych. Niestety wielu przedsiębiorców zaczyna myśleć o stworzeniu odpowiednich procedur w momencie, gdy z uwagi na sporą ilość bieżących zamówień ich wdrożenie nie jest już takie proste. 

Szacuje się, że koszty pakowania wynoszą około 2% całkowitych kosztów produkcji i wysyłki. Jednak są biznesy, w których wartość ta jest kilkukrotnie wyższa. Dlatego warto mieć na uwadze, że istnieje wiele możliwości optymalizacji procesu pakowania i wysyłania paczek, która może przynieść znaczące oszczędności, np. poprzez ograniczenie liczby zwrotów lub brak konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników obsługujących magazyn.

Dobrze przemyślany system pakowania daje możliwość szybszej realizacji zamówień i ich wysyłki w krótszym czasie. Według badań przeprowadzonych przez firmę Go2Stream czas realizacji zamówienia jest drugim najważniejszym czynnikiem branym pod uwagę podczas robienia zakupów internetowych. Jest to jednocześnie obszar, w którym firmy z sektora e-commerce rywalizują wyjątkowo zaciekle, decydując się na wprowadzanie opcji coraz to szybszej dostawy.

Optymalizacja procesu pakowania to także większy komfort dla Twoich pracowników. Odpowiednia organizacja stanowiska, lepsze rozmieszczenie materiałów i pełen pakiet niezbędnych urządzeń oraz narzędzi zmniejszają obciążenie osób obsługujących zamówienia. Co oczywiste, przekłada się to na wzrost produktywności zespołu i jeszcze szybszą realizację zleceń. W dalszej części artykułu przedstawiamy metody, dzięki którym możesz przyspieszyć pakowanie swoich produktów. Skupiliśmy się przede wszystkim na poradach dla małych i średnich sklepów e-commerce.

Wprowadzenie szczegółowego standardu procesu pakowania to kluczowy krok w optymalizacji operacji logistycznych w e-commerce. Jasno określone procedury pozwalają na usprawnienie pracy zespołu, co bezpośrednio przekłada się na szybszą realizację zamówień. Kiedy każdy pracownik wie, jakie dokładnie kroki należy podjąć i w jakiej kolejności, czas pakowania ulega skróceniu, a proces staje się bardziej przewidywalny.

Standaryzacja procesu zmniejsza ryzyko błędów, które mogą prowadzić do niewłaściwego zapakowania towaru i w efekcie reklamacji lub zwrotu. Powtarzalność procedur pozwala również lepiej kontrolować zużycie materiałów, takich jak taśmy, kartony czy wypełniacze, co pomaga w optymalizacji kosztów. Dzięki ustalonym standardom łatwiej monitorować zapotrzebowanie na zasoby i ograniczać marnotrawstwo oraz niepotrzebne wydatki.

Stworzenie dokładnie przemyślanych wytycznych pozwala nie tylko na poprawę efektywności, ale także na szybkie wdrożenie nowych pracowników. Jasne instrukcje ułatwiają szkolenie, co pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko pomyłek wynikających z braku doświadczenia.

Co oczywiste, samo postawienie stołu i ewentualnych urządzeń nie wystarczy. By przyspieszyć pakowanie paczek, należy zadbać o to, by stanowisko pracy było jak najbardziej przyjazne pracownikowi. Odpowiednie oznakowanie opakowań i rozmieszczenie narzędzi oraz materiałów pozwoli na szybki dostęp do wszystkiego, co niezbędne. W ten sposób osoba oddelegowana do pracy przy pakowaniu może działać płynniej i sprawniej. 

Jeśli pracownik pakuje zamówienia w pozycji stojącej, rozważ inwestycję w maty antyzmęczeniowe. Ich konstrukcja zmniejsza obciążenie stawów i mięśni, co przekłada się na mniejsze zmęczenie i w efekcie lepszą wydajność.

Im większy bałagan (także proceduralny), tym dłuższy czas pakowania. By zwiększyć efektywność w tym aspekcie, warto wprowadzić procesy organizacyjne, które pomogą uniknąć opóźnień i ewentualnych błędów.

• Systematyczna inwentaryzacja – regularne przeglądy stanów magazynowych pomogą uniknąć braków materiałów do pakowania.
• Oznaczenie stref magazynowych – w większych magazynach powinno się wydzielić obszary dla różnych kategorii produktów, co pozwoli na łatwiejsze odnajdywanie towarów i szybsze komplementowanie zamówień.
• Stałe miejsca na narzędzia i materiały – kartony, taśmy i narzędzia powinny mieć swoje miejsce i oznaczenia.
• Regularne sprzątanie – ustalenie harmonogramu sprzątania i dbania o porządek na stanowiskach pracy oraz na magazynie pozwoli na bieżąco eliminować potencjalne przeszkody w sprawnej realizacji zamówień.

Odpowiednio dobrany system informatyczny do zarządzania pracą magazynu może zrewolucjonizować pracę. O ile takie systemy kojarzone są przede wszystkim z większymi firmami, o tyle odpowiednio wyskalowane z pewnością znajdą swoje zastosowanie także w mniejszych przedsiębiorstwach e-commerce.

Wybierz i dostosuj potrzebne moduły, takie jak kontrola przyjęć i wydawania towaru, zarządzanie przestrzenią magazynową, śledzenie stanów magazynowych czy optymalizacja kompletacji zamówień. Integracja tych elementów pozwala na automatyczne przydzielanie zadań, a więc zminimalizowanie czasu potrzebnego na przygotowanie paczek.

Co ważne, prawidłowo wdrożony system eliminuje chaos i błędy wynikające z ręcznego zarządzania zasobami oraz zwiększa efektywność. O ile w przypadku mniejszych biznesów inwestycja tego typu może wydawać się skomplikowana, o tyle korzyści wynikające z całkowitej lub częściowej automatyzacji przynoszą szybko widoczne efekty w postaci oszczędności i jeszcze szybszej realizacji zamówień.

W celu poprawy szybkości pakowania warto zastosować ustandaryzowane rozmiary paczek. W dużym stopniu ułatwi to organizację i przyspieszy cały proces – w szczególności w magazynach o dużej rotacji produktów.

Oczywiście dobierając opakowania, należy skupić się przede wszystkim na bezpieczeństwie wysyłanego towaru – w tej materii rekomendujemy korzystanie z kartonów z tektury falistej o odpowiedniej ilości warstw. Oszczędności czasu i wzrostu bezpieczeństwa towaru możemy szukać również w wypełnianiu wnętrza paczek. Urządzenia do produkcji wypełniaczy powietrznych i urządzenia do wypełniaczy papierowych – w zależności od preferowanej formy – mogą usprawnić proces logistyczny, oszczędzić miejsce na magazynie i ograniczyć konieczność zamawiania wypełnień u zewnętrznych dostawców.

Kolejnym przydatnym narzędziem może być dyspenser do taśmy. Dzięki niemu pracownicy mogą szybko i precyzyjnie zabezpieczać paczki, co przełoży się nie tylko na szybszą pracę, ale także wyeliminuje marnotrawstwo materiału i poprawi wygląd paczek.

Efektywne zarządzanie procesem pakowania nie kończy się na wdrożeniu standardów i organizacji pracy. Ważne są także monitorowanie i analiza, które pozwalają na bieżąco oceniać poszczególne procesy i je usprawniać. Regularne śledzenie zużycia materiałów, takich jak kartony, taśmy czy wypełniacze, przekłada się nie tylko na kontrolę kosztów, ale także lepsze planowanie zasobów.

Zbieranie danych na temat średniego czasu realizacji zamówień i szukanie wąskich gardeł w procesie mogą pomóc we wprowadzeniu usprawnień. Słuchaj opinii pracowników, którzy na co dzień zajmują się pakowaniem – ich uwagi często wskazują na praktyczne problemy, które mogą nie być widoczne na poziomie zarządzania.