Porządek w biurze nie zależy wyłącznie od nawyków pracowników – duże znaczenie ma dobór sprzętu, z którego korzysta zespół każdego dnia. Gdy dokumenty krążą bez kontroli, brakuje miejsca na archiwum, a zbędne papiery piętrzą się na biurkach, tempo pracy spada. Dobrze dobrane urządzenia ułatwiające porządkowanie dokumentów skracają czas realizacji zadań, ograniczają liczbę błędów i ułatwiają współpracę między działami. W artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, jak za pomocą sprzętu biurowego uporządkować dokumentację biurową i usprawnić codzienna pracę.
Czego dowiesz się z tego artykułu?
Brak porządku w dokumentach szybko odbija się na tempie pracy. Pracownicy tracą czas na szukanie umów, faktur czy notatek, co wydłuża realizację zadań. Gdy papiery krążą między biurkami bez jasnych zasad, rośnie ryzyko pomyłek i nieporozumień między działami.
Nieuporządkowane archiwum utrudnia kontrolę nad obiegiem informacji. Ten sam dokument trafia do kilku osób, pojawiają się różne jego wersje, a część zespołu pracuje na nieaktualnych danych. To prowadzi do poprawek i reklamacji.
Nieporządek wpływa także na płynność pracy zespołu. Gdy dokumenty przechowuje się według indywidualnych zasad, trudno jest szybko przekazać sprawę dalej lub przejąć obowiązki nieobecnego pracownika. Brak wspólnego systemu porządkowania papierów spowalnia pracę całego działu.
Przeczytaj także artykuł o ergonomii pracy biurowej
Porządek w dokumentach zaczyna się od miejsca, w które trafiają one po zakończeniu obiegu. Szafy aktowe, regały i szuflady archiwalne pomagają uporządkować dokumentację i skracają czas potrzebny na odnalezienie właściwych materiałów, ponieważ pracownik nie traci go na przeszukiwanie przypadkowych stosów papieru – zamiast tego od razu wie, gdzie znajduje się dany typ dokumentów.
Duże znaczenie ma także sposób oznaczania dokumentacji. Segregatory z opisami lat, działów lub rodzajów spraw pozwalają szybko odnaleźć właściwą teczkę. Brak takiego systemu prowadzi do sytuacji, w której dokument fizycznie jest w archiwum, lecz w praktyce pozostaje trudno dostępny.
W dobrze zorganizowanym biurze archiwizacja nie odbywa się „przy okazji”. Pracownik po zakończeniu sprawy od razu odkłada dokument w wyznaczone miejsce. Taki rytm pracy ogranicza narastanie zaległości i ułatwia kontrolę nad obiegiem papierów w całym zespole.
Zespół każdego dnia generuje robocze wydruki, wersje pomocnicze i kopie dokumentów. Gdy w biurze brakuje niszczarki, papiery odkładają się na biurkach albo trafiają tymczasowo do szuflad. Z czasem znikają wolne blaty, a pracownicy pracują w zabałaganionym biurze.
Pomocna tutaj jest niszczarka, która umożliwia natychmiastowe usunięcie dokumentu po jego wykorzystaniu. Kartki nie czekają na „lepszy moment”, nie trafiają do segregatorów bez potrzeby i nie wracają do obiegu. Dzięki temu porządek utrzymuje się na bieżąco, bez dodatkowych akcji porządkowych po godzinach.
Aby niszczenie faktycznie odbywało się na bieżąco, urządzenie musi nadążać za tempem pracy zespołu. Przy wyborze niszczarki znaczenie mają konkretne parametry:
Dlaczego dobór niszczarki o odpowiednich parametrach jest aż tak istotne? Ponieważ niszczarka niedostosowana do tempa pracy zespołu może tylko wydłużać jego pracę. W praktyce oznacza to częste przestoje na chłodzenie po kilku minutach działania sprzętu, ręczne zdejmowanie zszywek z każdego pliku kartek oraz konieczność niszczenia dokumentów partiami zamiast na bieżąco. Papiery zaczynają wtedy zalegać na biurkach lub w szufladach, a porządek, który miał być utrzymany dzięki urządzeniu, szybko znika.
Szukasz niszczarki, ale nie wiesz, od czego zacząć? Koniecznie przeczytaj 15 najważniejszych pytań przy wyborze niszczarki
W biurach regularnie powstają pakiety ofertowe, instrukcje, regulaminy, materiały szkoleniowe i zestawy dokumentów do podpisu. Bez oprawy szybko się mieszają i gubią. Bindownica porządkuje ten etap pracy już na starcie.
Przy wyborze bindownicy do biura znaczenie mają przede wszystkim:
Dzięki oprawie dokument trafia do obiegu jako jeden spójny komplet zamiast luźnego pakietu kartek. Zespół nie traci czasu na ponowne składanie materiałów, a szafy nie wypełniają się przypadkowymi plikami bez logicznego układu.
Dowiedz się także:
Część dokumentów w biurze nie krąży jednorazowo, lecz pozostaje w stałym użyciu. Dotyczy to procedur, instrukcji stanowiskowych, oznaczeń, cenników czy planów pracy. W takich sytuacjach drukowanie tej samej kartki co kilka dni szybko wprowadza bałagan.
Laminator rozwiązuje ten problem poprzez trwałe zabezpieczanie dokumentów. Przy jego doborze liczą się:
Zalaminowany papier nie strzępi się, nie chłonie wilgoci i zachowuje czytelność przez długi czas. Dzięki temu zespół nie wraca do drukowania tych samych dokumentów kilka razy w miesiącu, a w przestrzeni roboczej krąży jedna aktualna wersja zamiast wielu zastępczych kopii.
Więcej o laminacji dowiesz się z artykułu: Laminowanie dokumentów krok po kroku
Polecamy zakup naszych produktów u partnerów handlowych zlokalizowanych w całej Polsce. Nasi partnerzy doradzą w wyborze najlepszych urządzeń biurowych.
Znajdź punkt sprzedażyKorzystaj z panelu dilera, w którym udostępniamy informacje dot. naszego asortymentu, warunki sprzedaży oraz materiały marketingowe.
Zaloguj się
