Zszywacz, spinacz, bindownica – jak najlepiej spiąć dokumenty?

W codziennej pracy liczą się wygoda, przejrzystość i to, żeby ważne dokumenty nie zgubiły się w stosie innych kartek. No właśnie – w jaki sposób najlepiej je spiąć? Zszywaczem, spinaczem, a może za pomocą bindownicy? Sprawdź, co najlepiej odpowie na twoje potrzeby.

Oczywistym jest, że inaczej podejdziesz do spięcia kilku notatek na spotkanie, a inaczej do raportu, który ma trafić do klienta. Liczy się nie tylko liczba kartek, ale też sposób ich użytkowania – czy będą często przeglądane, archiwizowane, a może dołączone do większej teczki.

Nieodpowiednie dobranie sposobu spięcia dokumentów może skutkować kłopotami. Zbyt mały spinacz może zsunąć się z papieru podczas przeglądania dokumentacji, a zszywka wbita w gruby plik może przyczynić się do pogięcia rogów kartek i utrudnić późniejsze kserowanie. Z kolei profesjonalna bindownica pozwala przygotować dokumenty do prezentacji lub przekazania dalej – schludnie i na lata.

Czytaj także: 10 powodów, dla których warto bindować dokumenty

Gdy zależy Ci na trwałym, estetycznym i bezpiecznym spięciu większej liczby kartek, postaw na bindownice. To urządzenia, które tworzą trwale spięty dokument – wygodny do przechowywania, łatwy do przeglądania i odporny na przypadkowe zniszczenia. Dzięki nim nawet kilkadziesiąt czy kilkaset stron można połączyć w jeden uporządkowany blok.

Dobrze zbindowany dokument:

• zachowuje formę nawet podczas transportu i wielokrotnego przeglądania,
• umożliwia wygodne kartkowanie bez potrzeby stosowania koszulek,
• prezentuje się profesjonalnie – co ma znaczenie w kontaktach z klientami i partnerami biznesowymi,
• może być opisany na grzbiecie lub mieć okładkę z logo firmy.

Na rynku dostępne są różne bindownice biurowe, w tym urządzenia do oprawy w grzbiety plastikowe, termobindownice oraz modele umożliwiające bindowanie za pomocą spirali lub drutu. Każda z nich ma swoje zastosowanie, ale cel jest ten sam: uzyskać trwałe spięcie bez użycia zszywek, spinaczy czy segregatorów.

Zobacz, jaki typ bindownicy będzie najlepszy do danego miejsca pracy:

• Szkoły i placówki edukacyjne – do tworzenia materiałów dydaktycznych, które z czasem można uzupełniać o nowe strony, najlepiej nadają się bindownice do grzbietów plastikowych.
• Działy sprzedaży i marketingu – do nadania dokumentom profesjonalnego wyglądu (oferty, katalogi, prezentacje) najlepsze są urządzenia do oprawy drutowej.
• Kancelarie i urzędy – bindownice termiczne oferują trwałe łączenie dokumentów, a gotowy plik wygląda schludnie i oficjalnie – bez zbędnych elementów zewnętrznych.
• Logistyka i produkcja – bindowanie z użyciem grzbietów spiralnych umożliwia wygodne kartkowanie dokumentów. Przydatne przy tworzeniu instrukcji, checklist, zestawień technicznych.
• Biura administracyjne – tutaj dobrze wypadają klasyczne bindownice do grzbietów plastikowych. Proste w obsłudze, pozwalają zachować porządek w dokumentach i w razie potrzeby dodać nowe strony.

Zszywacze to jedne z podstawowych narzędzi biurowych. Pozwalają szybko i trwale połączyć kilkanaście kartek za pomocą metalowej zszywki. Doskonale nadają się do spięcia notatek, pism wewnętrznych czy wydruków roboczych, które nie wymagają rozpinania.

Warto jednak poznać ich ograniczenia. Standardowy model „upora się” z 10–20 kartkami. Do grubszego pliku przyda się zszywacz przystosowany do intensywniejszej pracy, który może złączyć 100 lub więcej arkuszy bez ryzyka zacięcia się i uszkodzenia papieru.

Zszywki mogą utrudniać kopiowanie lub skanowanie dokumentów. Ich usuwanie nie zawsze kończy się dobrze – często zostaje po nich ślad lub naderwany róg. Dlatego tam, gdzie dokument ma trafić do klienta, zostać zarchiwizowany lub uzupełniony później o kolejne kartki, lepiej zastosować inne narzędzie.

Stosowanie spinaczy biurowych to najprostszy sposób na tymczasowe połączenie kartek. Nadają się one do porządkowania pism, przygotowywania dokumentów do segregatora albo pracy w zespole, gdy kartki przechodzą z rąk do rąk. Spinacze bardzo łatwo jest zdjąć – bez zniszczenia papieru.

Nie naruszają brzegów kartki, dlatego świetnie nadają się do dokumentów, które będą kopiowane, skanowane albo często przeglądane. Ułatwiają porządkowanie i mogą być wielokrotnie używane.

Trzeba jednak pamiętać, że nie poradzą sobie z grubszymi plikami. Spinacz nie zapewni trwałości – kartki mogą się rozsypać przy przenoszeniu albo zwyczajnie się pogubić. W przypadku oficjalnych pism lub materiałów archiwalnych lepiej sięgnąć po coś trwalszego.

Wiesz już, że prawidłowe zabezpieczenie dokumentów wpływa na komfort pracy w biurze. Zanim zdecydujesz, na które narzędzie się zdecydujesz, warto porównać je pod kątem codziennego użytkowania.