Kiedy i jak niszczyć księgi rachunkowe i faktury?

Księgi rachunkowe i faktury przez lata wypełniają segregatory, regały i archiwa. W pewnym momencie pojawia się pytanie: kiedy wolno je usunąć, a kiedy jeszcze trzeba trzymać pod kluczem? Warto wiedzieć, że popełnienie błędu może tutaj skończyć się poważnymi problemami. W tym artykule znajdziesz konkretne wskazówki, które pomogą Ci ustalić właściwy moment niszczenia dokumentów księgowych oraz bezpiecznie przeprowadzić cały proces w firmie.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

• Od jakiego momentu liczyć okres przechowywania ksiąg rachunkowych i faktur?
• Czym różni się rok obrotowy od roku kalendarzowego przy liczeniu terminów?
• Jak długo przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe?
• Kiedy dokument traci moc dowodową?
• W jakich sytuacjach mimo upływu czasu nie wolno niszczyć dokumentów?
• Jakie normy musi spełniać niszczarka do dokumentów księgowych?
• Jak przygotować księgi i faktury do zniszczenia w firmie?

Moment rozpoczęcia liczenia okresu przechowywania dokumentów jest czasami mylony z datą wystawienia albo zaksięgowania faktury. Właściwy termin rozpoczyna się jednak od końca roku obrotowego dla ksiąg rachunkowych i kalendarzowego dla dokumentów podatkowych.

Przykład:
Jeśli faktura dotyczy 2022 roku, okres przechowywania liczymy od 31 grudnia 2022 roku, a nie od dnia jej wystawienia. To samo dotyczy dzienników księgowych, zestawień obrotów i sald czy dowodów księgowych.

Na sposób liczenia wpływają również korekty. Jeśli po kilku latach pojawia się korekta faktury lub zapis korygujący w księdze, termin liczysz od roku, którego dotyczy korekta, a nie od pierwotnego zapisu.

W codziennej pracy wiele firm traktuje wszystkie papiery jednakowo, tymczasem księgi rachunkowe i dokumenty podatkowe podlegają innym zasadom.

Do dokumentów księgowych należą między innymi: dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne. Trzeba je przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, którego dotyczą. W praktyce przy sporach lub kontrolach okres ten często się wydłuża.

Dokumenty podatkowe to przede wszystkim faktury sprzedażowe i kosztowe, deklaracje, ewidencje VAT oraz pliki związane z rozliczeniami podatkowymi. Ich okres przechowywania również wynosi 5 lat, lecz liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Różnice w podejściu widać szczególnie przy kontrolach. Urząd skarbowy analizuje dokumenty podatkowe, natomiast biegły rewident sięga po pełne księgi rachunkowe – dlatego przy planowaniu niszczenia dokumentacji trzeba dokładnie ustalić, z jaką kategorią mamy do czynienia.

Upływ podstawowego okresu przechowywania nie oznacza jeszcze, że dokument można od razu zniszczyć. W sensie formalnym traci on znaczenie dopiero wtedy, gdy nie może już posłużyć jako dowód w rozliczeniach ani podstawa roszczeń.

Po upływie pięciu lat liczonych od właściwego momentu księgi rachunkowe i faktury przestają mieć znaczenie dla bieżących rozliczeń podatkowych. Nie znaczy to jednak, że w każdej sytuacji wolno je od razu usuwać z archiwum.

Nawet po upływie ustawowych terminów dokumentów nie wolno niszczyć, jeśli:

• trwa kontrola skarbowa lub celno-skarbowa,
• toczy się postępowanie podatkowe,
• firma prowadzi spór z kontrahentem,
• dokumenty zostały zabezpieczone przez sąd lub urząd.

W takich przypadkach księgi i faktury zachowują wartość dowodową aż do prawomocnego zakończenia sprawy. Zbyt wczesne zniszczenie może pozbawić firmę możliwości obrony swoich racji.

Księgi rachunkowe i faktury zawierają dane identyfikacyjne kontrahentów, numery rachunków, kwoty oraz informacje podatkowe. Do ich niszczenia nie wystarcza dowolne urządzenie tnące papier. Niszczarka musi spełniać określone wymagania normy DIN 66399, według której przy dokumentach księgowych należy korzystać z urządzeń zapewniających poziom tajności:

• P-3 – do dokumentów ogólnych bez pełnych danych finansowych,
• P-4 – do faktur, ewidencji VAT, wyciągów i dokumentów księgowych,
• P-5 – przy danych o podwyższonym stopniu poufności, np. rozliczeniach finansowych z kontrahentami strategicznymi.

Dla większości biur niszczarka o poziomie P-4 wystarcza do bezpiecznego niszczenia faktur i ksiąg, ponieważ tnie papier na ścinki o powierzchni nieprzekraczającej 160 mm², co uniemożliwia odtworzenie treści dokumentu.

Przy niszczeniu bardziej obszernej dokumentacji znaczenie mają także:

• wydajność podajnika,
• czas pracy ciągłej,
• możliwość niszczenia zszywek i cienkich kartonów,
• pojemność kosza na ścinki.

Czytaj też: Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

Niszczenie dokumentów księgowych warto poprzedzić spokojną weryfikacją. Pośpiech w tym przypadku bywa kosztowny, ponieważ raz zniszczone dokumenty nie wracają do obiegu. Przygotowania najlepiej podzielić na kilka prostych etapów.

1. Na początku wykonaj selekcję rocznikami. Podziel dokumenty według lat obrotowych i kalendarzowych. Dzięki temu szybko sprawdzisz, które teczki faktycznie kwalifikują się do zniszczenia, a które muszą jeszcze pozostać w archiwum.
2. Kolejny krok to sprawdzenie kompletności. Upewnij się, że w segregatorach nie znajdują się dokumenty powiązane z trwającymi kontrolami, sporami lub korektami. Szczególną uwagę zwróć na:
   • faktury korygujące,
   • noty księgowe,
   • dokumenty inwentaryzacyjne,
   • załączniki do umów i rozliczeń.
3. Następnie oddziel duplikaty i kopie robocze. W wielu archiwach znajdują się te same dokumenty w kilku egzemplarzach. Niszczone powinny być wyłącznie te, które faktycznie straciły znaczenie dowodowe.
4. Na końcu sporządź protokół brakowania dokumentów. W takim protokole wpisuje się:
   • rodzaj dokumentów,
   • zakres lat,
   • datę zniszczenia,
   • osobę odpowiedzialną za decyzję.

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
• Ordynacja podatkowa
• Kodeks postępowania podatkowego
• Norma DIN 66399 dotycząca niszczenia nośników danych
• Materiały informacyjne Ministerstwa Finansów
• Wytyczne Krajowej Administracji Skarbowej dla przedsiębiorców