Cyfryzacja zmienia sposób obiegu dokumentów, jednak w żadnym wypadku nie oznacza końca papieru. W dalszym ciągu duża część wrażliwych danych jest zbyt poufna, by móc trafić do chmury. Sprawdź, jak dziś wygląda skala wykorzystywania papieru w firmach i urzędach oraz dlaczego niszczarki przez jeszcze długie lata nie znikną z listy niezbędnych urządzeń biurowych.
Mimo deklarowanej cyfryzacji procesów administracyjnych zużycie papieru w polskich urzędach wciąż osiąga wysoki poziom. Zgodnie z danymi Ministerstwa Klimatu i Środowiska w samym tylko 2020 roku jednostki administracji publicznej w Polsce zużyły ponad 2 miliardy kartek. W tym samym okresie ponad 1,6 miliarda stron zostało wydrukowanych przez instytucje objęte programem ,,GreenGov”, który miał na celu ograniczenie śladu węglowego administracji. W sektorze prywatnym z kolei – według raportu Brother Polska – aż 78% firm wciąż korzysta z papierowych faktur i dokumentów wewnętrznych.
Te liczby pokazują jasno: dokumentacja papierowa nie znika – i biorąc pod uwagę konieczność ochrony wrażliwych danych, jeszcze długo nie zniknie. Niszczarki do papieru będą więc nadal wyposażeniem obowiązkowym.
Tempo wdrażania e-usług w sektorze publicznym wyraźnie przyspieszyło. Z danych Kancelarii Prezesa Rady Ministrów wynika, że tylko w 2023 roku z aplikacji mObywatel skorzystało ponad 11 milionów Polaków, a liczba aktywnych profili zaufanych przekroczyła 17,5 miliona. Administracja udostępniła ponad 150 nowych e-usług, a łączna ich liczba dostępna przez portal GOV.pl przekroczyła 1000. Coraz częściej możliwe jest pełne załatwienie formalności online – od złożenia wniosku po decyzję administracyjną.
Zmiany te wymuszają nie tylko presja społeczna i oczekiwania obywateli, lecz również konkretne przepisy. Na poziomie krajowym kluczowe znaczenie mają ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2023 poz. 57) oraz strategia „Cyfrowa Polska 2026”. Dokument ten zakłada pełną interoperacyjność systemów administracji, obowiązek digitalizacji dokumentacji i rozwój usług dostępnych „z automatu” – bez konieczności fizycznej obecności obywatela w urzędzie. Równolegle obowiązuje rozporządzenie eIDAS (UE 910/2014), które wprowadza jednolite ramy dla identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w całej UE.
Mimo ambitnych założeń większość urzędów wciąż obsługuje część procesów z użyciem dokumentów papierowych. Powodem są zarówno ograniczenia systemowe, jak i konieczność przechowywania fizycznych dokumentów, które nie zostały objęte obowiązkiem digitalizacji lub mają wartość archiwalną. W efekcie, choć wnioski można składać online, ich rozpatrywanie czy przechowywanie często kończy się w fizycznym segregatorze.
W sektorze prywatnym proces cyfryzacji postępuje dynamicznie, choć nadal w sposób nierównomierny. Według raportu PARP „Cyfryzacja polskich firm 2023” aż 91% przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 10 osób korzysta z systemów informatycznych do obsługi dokumentów, jednak jedynie 37% deklaruje pełną digitalizację obiegu dokumentacji wewnętrznej. Największy postęp widać w sektorze usług profesjonalnych, finansowych i IT – tam cyfrowy workflow staje się standardem. W firmach produkcyjnych czy budowlanych dokumentacja papierowa nadal odgrywa istotną rolę, zwłaszcza w zakresie dokumentów magazynowych, BHP i raportów technicznych.
Wymogi regulacyjne również napędzają cyfryzację – obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wdrażany obligatoryjnie dla firm od 2024 roku, wymusza przekształcenie procesów księgowych w całkowicie cyfrowe. Również RODO i ustawa o rachunkowości dopuszczają prowadzenie i archiwizację dokumentacji wyłącznie w wersji elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia jej integralności i dostępności.
Jak już wspomnieliśmy, zgodnie z badaniem Brother Polska 78% firm wciąż korzysta z papierowych wersji dokumentów do celów operacyjnych lub archiwalnych. Dotyczy to szczególnie umów, aneksów, faktur kosztowych i dokumentów kadrowych.
Mimo dynamicznego rozwoju systemów cyfrowych część dokumentów nadal musi być zgodnie z przepisami przygotowywana lub archiwizowana w formie papierowej. Wymogi te dotyczą przede wszystkim akt o szczególnej wartości dowodowej, prawnej lub historycznej.
Zgodnie z wytycznymi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w formie papierowej sporządza się lub przechowuje m.in.:
Postępująca cyfryzacja – choć zmienia nasze życie nie do poznania – jeszcze długo będzie korzystać z ,,analogowych” technologii. Dopóki obowiązujące prawo, praktyki biznesowe i ograniczenia technologiczne wymagają tworzenia oraz przechowywania dokumentów w fizycznej formie, potrzeba ich bezpiecznego niszczenia pozostaje niepodważalna.
W dobie regulacji takich jak RODO wyciek informacji z niezniszczonego wydruku może kosztować firmę znacznie więcej niż zakup niszczarki. Dodatkowo wiele sektorów – od administracji po prawo i HR – wciąż operuje dokumentami, które nie trafią do żadnej chmury ani systemu elektronicznego obiegu. O urządzeniach niszczących papier warto więc myśleć nie jako o biurowym dodatku, lecz jako o niezbędnym elemencie polityki bezpieczeństwa informacji.
Sprawdź nasze pozostałe poradniki dotyczące niszczarek do papieru:
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?
Polecamy zakup naszych produktów u partnerów handlowych zlokalizowanych w całej Polsce. Nasi partnerzy doradzą w wyborze najlepszych urządzeń biurowych.
Znajdź punkt sprzedażyKorzystaj z panelu dilera, w którym udostępniamy informacje dot. naszego asortymentu, warunki sprzedaży oraz materiały marketingowe.
Zaloguj się
