Choć cyfrowy obieg dokumentów w firmach przyspiesza pracę, to w wielu sytuacjach nadal potrzebne są papier i sprzęt biurowy. Sprawdźmy zatem, kiedy opłaca się inwestycja w niszczarki, bindownice, laminatory i gilotyny zamiast korzystania z usług firm zewnętrznych – np. punktów ksero, drukarni czy firm zajmujących się odbiorem i niszczeniem dokumentów.
W artykule znajdziesz praktyczne wskazówki co do tego, kiedy opłaca się mieć własne urządzenia biurowe, a kiedy lepiej jest zlecać zadania na zewnątrz. Skupimy się na bezpieczeństwie danych, oszczędności czasu i sprawnej organizacji pracy.
Pełna cyfryzacja nie zawsze jest możliwa ani opłacalna. Wciąż w wielu firmach tworzy się dokumenty w formie papierowej, w działach HR prowadzi się akta osobowe, a w biurach projektowych czy logistycznych ważne jest, by instrukcje, mapy i schematy były dostępne od ręki.
Papierowe wydruki są też zabezpieczeniem na wypadek awarii systemów czy utraty dostępu do chmury. W takiej sytuacji dokumenty muszą być pod ręką w formie fizycznej. To właśnie w tych momentach przydaje się własny sprzęt – aby dokumenty szybko przygotować, zabezpieczyć lub zniszczyć bez czekania na zewnętrzne usługi.
Zakup urządzeń do biura powinien wynikać z realnych potrzeb. Najpierw warto sprawdzić, jak wygląda codzienna praca zespołu: jak dużo dokumentów trzeba niszczyć, oprawiać i laminować. Jeśli robi się to każdego dnia lub kilka razy w tygodniu, własne urządzenia zaczynają przynosić wymierne korzyści.
Sprzęt dostępny na miejscu daje kontrolę nad bezpieczeństwem danych – dokumenty nie wychodzą z biura i można je natychmiast zniszczyć. Dodatkowo nie trzeba czekać na terminy realizacji w punktach ksero czy drukarniach. Pracownicy wykonują zadania wtedy, gdy jest to potrzebne, co usprawnia działanie całego biura i skraca czas obsługi klientów.
W każdej firmie codziennie pojawiają się wydruki z danymi osobowymi, faktury, raporty i notatki ze spotkań. Nie mogą one trafić do kosza. Jeśli leżą w stosach na biurku albo w otwartym pojemniku, każdy może je zobaczyć lub nawet zabrać. To prosta droga do kłopotów i niepotrzebnych kosztów.
Gdy w biurze dostępna jest niszczarka, pracownik może od razu pozbyć się dokumentu. Dzięki temu nie trzeba czekać na firmę, która odbiera dokumentację raz w tygodniu, a ryzyko, że wrażliwe dane będą dostępne dla każdego przez kilka dni, znacznie się zmniejsza. Biurka pozostają czyste, a w kątach nie rosną sterty papieru.
Takie podejście daje też spokój. Zespół nie martwi się o terminy odbioru dokumentów, tylko od razu zamyka sprawę. To przyspiesza codzienną pracę i zmniejsza stres związany z odpowiedzialnością za dokumenty.
Czytaj także: Niszczarki do papieru w erze cyfrowej – czy nadal są potrzebne?
Czy w dobie cyfryzacji niszczarka biurowa nadal jest potrzebna?
Tak. Mimo cyfrowego obiegu dokumentów wciąż powstają papierowe umowy, faktury i notatki, które trzeba niszczyć zgodnie z RODO.
Jaka niszczarka jest najlepsza do biura z cyfrowym archiwum?
Wybierz taką, która poradzi sobie nie tylko z papierem, ale też z płytami CD, kartami i zszywkami. Dzięki temu zniszczysz nośniki, które nie mogą trafić do elektronicznego archiwum.
Umowy, aneksy, oferty i dokumentacja przetargowa wyglądają lepiej, gdy są spięte w jedną całość. Łatwiej jest je wtedy czytać, przekazywać między działami i archiwizować. Luźne kartki łatwo zgubić albo pomieszać.
Bindownica w biurze pozwala spinać dokumenty w jeden plik – pracownik nie musi iść do punktu ksero ani czekać na zewnętrzną usługę. Wystarczy kilka minut, aby zrobić schludny komplet do wysyłki lub podpisu. Dzięki temu firma oszczędza czas, a klient czy partner biznesowy otrzymuje uporządkowany zestaw papierów, który można łatwo przeglądać.
Dobrze jest przy tym wybrać sposób oprawy pasujący do rodzaju dokumentów. Do ofert i prezentacji handlowych sprawdzi się elegancki grzbiet systemu kanałowego, a do akt czy instrukcji – prosty grzbiet drutowy albo plastikowy. Najważniejsze, aby pracownik mógł samodzielnie wykonać całość, bez czekania na wsparcie z zewnątrz.
Jak w cyfrowym biurze przechowywać dokumenty po zbindowaniu?
Najlepiej od razu je zeskanować i zapisać w systemie elektronicznym, a papierową wersję trzymać w teczkach opisanych datą i nazwą projektu. Dzięki temu łatwo znaleźć zarówno wersję cyfrową, jak i papierową, jeśli będzie potrzebna przy audycie.
Czy bindowanie dokumentów ma wpływ na postrzeganie firmy przez klienta?
Tak – schludnie oprawione dokumenty wyglądają profesjonalnie i budują wizerunek firmy dbającej o szczegóły. To ważne zwłaszcza przy ofertach handlowych i materiałach wysyłanych na przetargi.
Instrukcje stanowiskowe, cenniki, identyfikatory czy materiały szkoleniowe często krążą między wieloma osobami. Gdy są niezabezpieczone, szybko się gniotą, brudzą i trzeba je drukować na nowo. To kosztuje i zabiera czas.
Laminator w biurze pozwala przygotować trwałe materiały na miejscu. Pracownik włącza urządzenie, wkłada arkusz papieru w folię, folię – w szczelinę podawczą i po chwili ma gotowy zabezpieczony dokument. Dzięki temu instrukcje mogą wisieć w nienaruszonym stanie przy stanowisku pracy przez wiele miesięcy, a cenniki i karty produktów nie niszczą się przy każdym kontakcie z klientem.
Dobrze dobrany do potrzeb biura laminator przyspiesza pracę i pozwala korzystać z tego samego kompletu materiałów znacznie dłużej. Zespół nie musi zamawiać kolejnych wydruków, a firma unika przestojów.
Jak wykorzystać gilotynę w biurze, które przechodzi na cyfrowe dokumenty?
Możesz dociąć tylko te dokumenty, które muszą pozostać na papierze – np. umowy do podpisu, materiały szkoleniowe czy plakaty. Dzięki temu pozostały obieg odbywa się elektronicznie, a papier jest wykorzystywany tylko tam, gdzie to konieczne.
Jak łączyć przycinanie papieru z digitalizacją materiałów?
Najpierw zeskanuj dokumenty i zapisz je w systemie, a dopiero potem przygotuj ich wersję papierową do dystrybucji. To pozwala zachować porządek w cyfrowym archiwum i mieć pewność, że wersje papierowa i elektroniczna są spójne.
W biurze często trzeba dociąć arkusze do odpowiedniego formatu – na przykład przy kompletowaniu ofert, raportów czy materiałów szkoleniowych. Krzywo ucięta kartka psuje efekt i wygląda nieprofesjonalnie, zwłaszcza gdy dokument trafia do klienta.
Gilotyna lub obcinarka w biurze pozwala zrobić to równo i szybko. Pracownik nie improwizuje, używając nożyczek, ani nie czeka, aż ktoś przygotuje dokumenty w punkcie ksero. Wystarczy jeden ruch, żeby uzyskać czyste krawędzie i gotowy komplet dokumentów.
Taki sprzęt przydaje się nie tylko w administracji. W marketingu można za jego pomocą przygotować próbki materiałów, kupony rabatowe czy plakaty na wewnętrzne wydarzenia. W logistyce – etykiety i oznaczenia, które muszą mieć określone wymiary.
Kiedy w cyfrowym biurze warto samodzielnie przycinać dokumenty?
Przy małych nakładach – gdy szybciej jest dociąć je na miejscu niż zlecać to drukarni. To skraca czas realizacji zadań i pozwala zachować kontrolę nad wyglądem finalnych materiałów.
Co zrobić z górami pustych pudeł po dostawach? Zamiast wyrzucać je do śmieci i kupować gotowe wypełniacze, można je przerobić i użyć ich ponownie.
Nacinarka zamienia karton w miękki, sprężysty materiał, który dobrze chroni zawartość paczki. Firma nie wydaje pieniędzy na dodatkowe wypełniacze i jednocześnie ogranicza ilość odpadów. To prosty sposób na tańsze i bardziej ekologiczne pakowanie.
Takie urządzenie sprawdza się w e-commerce, serwisach i magazynach, gdzie codziennie przygotowuje się wiele przesyłek. W kilka minut można przerobić stos pudeł i od razu wykorzystać powstały materiał przy pakowaniu.
Postaw na nowoczesne metody pakowania i sprawdź, jak nacinarka do kartonów zmienia podejście do pakowania
Jak nacinarka wspiera automatyzację procesu pakowania w firmie?
Można wyznaczyć stałe miejsce na przerabianie kartonów i włączyć przygotowywanie wypełniaczy w codzienny harmonogram pracy. Dzięki temu wypełniacze powstają na bieżąco i są zawsze dostępne, gdy trzeba przygotować przesyłkę.
Kiedy w firmie dostępne są bindownice, laminatory czy gilotyny, każdy komplet dokumentów można przygotować od razu i w takiej formie, w jakiej akurat jest to potrzebne. Umowy są spięte, raporty docięte równo, a instrukcje zabezpieczone folią, która chroni je przed zniszczeniem.
Dzięki temu materiały wyglądają spójnie i profesjonalnie. Klient dostaje dokumenty, które łatwo przeglądać i archiwizować, a zespół nie musi tracić czasu na poprawki w ostatniej chwili. Sprzęt w biurze pozwala utrzymać jakość na stałym poziomie niezależnie od tego, jak dużo dokumentów powstaje w danym dniu.
1. Czy cyfryzacja oznacza koniec papierowych dokumentów w firmie?
2. Czy warto skorzystać z usług zewnętrznych?
3. Czy mała firma powinna inwestować w sprzęt biurowy?
4. Jakie urządzenie biurowe kupić najpierw w małej lub średniej firmie?
5. Czy warto szkolić pracowników z obsługi sprzętu biurowego?
Polecamy zakup naszych produktów u partnerów handlowych zlokalizowanych w całej Polsce. Nasi partnerzy doradzą w wyborze najlepszych urządzeń biurowych.
Znajdź punkt sprzedażyKorzystaj z panelu dilera, w którym udostępniamy informacje dot. naszego asortymentu, warunki sprzedaży oraz materiały marketingowe.
Zaloguj się
