Przechowywanie i niszczenie dokumentów firmowych a zmiany w przepisach

Choć cyfryzacja ułatwia pracę z dokumentami, akta osobowe, faktury czy umowy wciąż trzeba przechowywać w formie papierowej i usuwać po określonym czasie. W artykule wskazujemy, jak to robić, aby nie ryzykować kar i nie gromadzić niepotrzebnych papierów.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

Zmiany w prawie potrafią zaskoczyć – a brak reakcji może kosztować firmę dużo czasu i pieniędzy. Poniżej znajdziesz wykaz tematów poruszanych w artykule, których znajomość pomoże Ci trzymać porządek w dokumentach i unikać problemów podczas kontroli:

• przepisy dotyczące przechowywania dokumentów firmowych,
• wymagania RODO i krajowych ustaw,
• okresy retencji dla dokumentów księgowych, kadrowych i umów,
• kiedy i w jaki sposób trzeba niszczyć dokumenty,
• jak przygotować firmę na zmiany przepisów.

Każda firma musi przestrzegać przepisów, które określają, jak postępować z dokumentami. Najważniejsze to:

Prawo zmienia się regularnie, a każda nowelizacja oznacza konieczność dostosowania procedur w firmie. Przykładem jest skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat dla nowo zatrudnionych osób czy doprecyzowanie zasad archiwizacji faktur elektronicznych.

Śledzenie takich zmian pozwala uniknąć kar i zachować porządek w dokumentach. Dzięki temu firma nie trzyma w archiwum papierów, których już nie potrzebuje, i może szybciej usuwać te, które zawierają wrażliwe dane.

W ostatnich latach wprowadzono kilka istotnych zmian. Pracodawcy mogą prowadzić e-akta i skrócić okres przechowywania starych teczek, jeśli przesłali do ZUS-u raport informacyjny. Od 2025 roku firmy zarejestrowane w KRS-ie muszą posiadać adres do e-Doręczeń, co przenosi większość korespondencji z urzędami do internetu.

Największa zmiana czeka przedsiębiorców w 2026 roku – obowiązek korzystania z KSeF-u sprawi, że wszystkie faktury będą wystawiane i przechowywane cyfrowo. Wydruk może być pomocniczy, ale to wersja elektroniczna będzie obowiązującym dokumentem.

Same przepisy to dopiero początek – ważne, żeby firma wiedziała, które dokumenty można już zarchiwizować, a które trzeba zniszczyć. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie prostej listy dokumentów z datami, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym. Przy każdym wpisie warto zaznaczyć, kiedy kończy się wymagany okres przechowywania.

Raz w miesiącu można przeglądać taką listę i zaznaczać pozycje do przeniesienia do archiwum albo do zniszczenia. Dzięki temu w firmie nie gromadzą się niepotrzebne dokumenty, a ryzyko, że będą one przechowywane za długo, znika. Najważniejsze, aby wyznaczyć kogoś odpowiedzialnego za za tę kontrolę – wtedy porządek w dokumentach utrzymuje się na stałe, a nie tylko przy okazji audytu.

Zmiany przepisów zwykle wchodzą w życie z wyprzedzeniem, więc warto potraktować je jak projekt. Najprościej podzielić przygotowania na kilka kroków:

1. Sprawdź, które zmiany dotyczą Ciebie – np. obowiązek e-Doręczeń czy KSeF nie dotknie wszystkich firm w tym samym czasie.
2. Wyznacz termin wdrożenia – z zapasem, tak aby testy nowych procedur odbyły się przed datą obowiązywania przepisów.
3. Przygotuj zespół – przeprowadź krótkie szkolenie dotyczące tego, co się zmienia i jak będzie wyglądał obieg dokumentów, lub sporządź na ten temat instrukcję.
4. Zaktualizuj sprzęt i oprogramowanie – jeśli będą potrzebne niszczarka o większej wydajności, system do e-faktur lub skaner do digitalizacji, lepiej kupić je wcześniej niż na ostatnią chwilę.
5. Ustal, kto monitoruje kolejne zmiany – jedna osoba odpowiedzialna za porządek w dokumentach to gwarancja, że firma nie przegapi nowych obowiązków.

• UODO – informacje o RODO
• Ministerstwo Rozwoju i Technologii – e-Doręczenia
• Ministerstwo Finansów – KSeF
• ZUS – akta pracownicze
• Ustawa o rachunkowości – tekst jednolity